We krijgen met een behoorlijke regelmaat de vraag: “Kunnen jullie niet een polyborrel in … organiseren?” waarbij op de puntjes dan de woonplaats van de vragensteller is ingevuld. Voor ons is dat onbegonnen werk maar we helpen je heel graag om dat zelf te doen! Moeilijk is het niet. Wij kunnen je er bij helpen.
Wat kunnen wij doen?
Bekendheid geven
We zetten je activiteit graag in onze agenda op onze website. Die wordt heel goed bezocht. Een link naar die agenda sturen we ook regelmatig rond als onderdeel van onze nieuwsbrief Polyzine.
Suggesties voor de Huisregels
Uit ervaring hebben we geleerd dat het handig is om van tevoren wat huisregels te communiceren. Enerzijds is dat voor de nieuwe bezoekers. Die zijn vaak behoorlijk onzeker en vinden het fijn om te weten wat hen te wachten staat. Anderzijds is dat om de regelmatig terugkerende vragen van journalisten en onderzoekers een beetje in goede banen te leiden. Een voorbeeld van de huisregels vind je hier. Daar mag je echter natuurlijk helemaal van afwijken als jij dat graag anders ziet. Sommige organisatoren zijn bijvoorbeeld wat toleranter naar de pers. Jij bent baas over je eigen polyborrel. We communiceren de huisregels zoals jij die vaststelt.
Advies
Op welk onderdeel je maar advies en hulp nodig hebt: wij denken graag mee.
Wat moet je zelf nog doen?
Datum prikken
In het verleden stemden de organisatoren van polyborrels onderling een rooster af om zo een beetje redelijke spreiding te krijgen in tijd en plaats. In de loop der tijd zijn erg zoveel andere polyamorie-gerelateerde activiteiten bijgekomen dat dat onbegonnen werk is geworden. Kies daarom zelf een wijs moment voor jouw activiteit. Kijk in de agenda wat er waar al gepland staat. In de praktijk komen bezoekers vaak van een behoorlijke afstand, 100km is geen uitzondering. Je zou dat aan kunnen houden als het doelgebied voor jouw activiteit. Het is voor iedereen (jijzelf, de andere organisatoren maar vooral de bezoekers) handig om activiteiten een beetje spreiden.
Een geschikte locatie regelen
Een leuk, gezellig café met gelegenheid tot praten is het halve werk. Wij kiezen zelf meestal voor een café in het centrum van een stad maar een andere locatie kan ook heel goed werken. Wij houden zelf altijd onze polyborrels gewoon in de openbare ruimte van het café, niet in een apart zaaltje. Dat heeft het grote voordeel dat er geen extra kosten aan verbonden zijn en het komt ook de informele uitgaanssfeer van de borrel ten goede. Het is verstandig om bij de manager van het café te reserveren. Dan zorgen zij ervoor dat er een hoek van het café is vrijgemaakt en eventueel een extra personeelslid aanwezig is. Denk bij het kiezen en reserveren van de locatie aan het volgende:
- Bereikbaarheid per auto (parkeren) en openbaar vervoer.
- Welke avond in de week? Hierin lopen de voorkeuren uiteen. Sommige organisatoren zweren bij een avond in het weekend omdat dat meer een uitgaansavond is. Het nadeel daarvan kan zijn dat vooral in de populaire cafés het zo druk en lawaaierig is dat je geen fatsoenlijk gesprek meer kunt voeren. Daarom kiezen andere organisatoren juist voor een avond in de week. De manager van het café zal je hier graag over adviseren. In de praktijk lijkt er niet echt een verschil te zijn in opkomst.
- Herkenbaarheid Zorg dat je gevonden kunt worden in het café. Zeker in grote cafés op drukke avonden is dat soms lastig. Vooral voor bezoekers die voor het eerst komen kan dat een barrière zijn. Spreek met het café af waar je in de zaak zult staan en laat dat de bezoekers weten. Zorg ook dat het barpersoneel weet waar de ‘Polyborrel’ te vinden is in de zaak.
- Afrekenen Het is handig is om van te voren met de manager van het café af te spreken dat de gasten zelf hun drankjes afrekenen. Dat voorkomt dat je zelf aan het eind van de avond met een open rekening blijft zitten. Sommige cafés vinden dat wat lastig maar als ze het van tevoren weten kunnen ze daar rekening mee houden en is het geen probleem.
- Bevesting Neem een paar dagen van te voren nog even contact op om te bevestigen hoeveel bezoekers er ongeveer zullen komen. Als het er veel zijn kan de manager dan nog besluiten om extra personeel in te zetten. Je kunt dan meteen controleren of de reservering goed verwerkt. Het zal niet de eerste keer zijn als men het toch vergeten is, zeker als de reservering wat langer geleden is.
Mailadres aanmaken
Veel organisatoren kiezen ervoor om een apart mailadres aan te maken voor het aanmelden van bezoekers. Dat kan op veel plaatsen gratis, bijvoorbeeld gmail of hotmail.
Tekst voor de website
Als je ons een tekst stuurt voor de uitnodiging, liefst met plaatje, dan kunnen wij die op de website zetten.
Reclame maken via social media
Reclame help altijd. Ben je lid bent van één of meerdere van de polyamorie-gerichte Facebook groepen? Kondig dan ook daar je polyborrel aan.
Herinnering en laatste informatie
Het werkt erg goed om een paar dagen voor de borrel de bezoekers nog even een herinnering te sturen plus wat laatste informatie, zoals bijvoorbeeld de plek in het café waar ze je kunnen vinden. Dit is meteen het moment om nog even contact op te nemen met het café zoals we hierboven al suggereerden.
Gasten ontvangen
Op elke polyborrel komen mensen die voor het eerst op een polyamoriebijeenkomst zijn en voor wie het best spannend kan zijn. Vooral voor hen is het erg fijn als ze even worden opgevangen en wegwijs gemaakt worden. Zelf vinden we dit eigenlijk één van de leukste onderdelen van het organiseren van polyborrels. Ook voor de meer ervaren gasten is het fijn als je even welkom geheten worden. In de praktijk schiet er dat wel eens bij in. zeker als er wat meer bezoekers zijn lukt dat niet altijd. Geen nood, zij vinden hun aansluiting echt wel. Omdat wij zelf polyborrels ook gewoon heel gezellig vinden kunnen wij ook best een keer meehelpen met het ontvangen van gasten als je dat wilt.
Organiseer het samen
Het is fijn om een polyborrel tenminste met z’n tweeën te organiseren. Dan is het makkelijker om gasten te woord te kunnen staan en eventuele voorvallen op te vangen.
